RH Boulevard recherche activement un ou une secrétaire-réceptionniste pour une corporation située à Montréal. Travaillant en collaboration avec des partenaires et en faisant preuve d’ouverture, la corporation procède actuellement à une restructuration et relocalisation de ses services administratifs. Favorisant la collaboration et l’entraide, la corporation travaille à promouvoir un nouveau modèle de leadership interne afin de répondre aux objectifs de la compagnie et de sa mission.

La personne en place sera responsable de l’accueil physique et téléphonique et des tâches de type réceptionniste pour les différents services présents sur le lieu, tout en assumant les tâches du secrétariat administratif de l’IFTM un soutien administratif général à l’organisation sulpicienne provinciale.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS

Fonctions de réceptionniste

  • Accueillir les visiteurs, déterminer le but de leur visite et les diriger vers la personne appropriée
  • Transmettre les appels téléphoniques et les messages au destinataire
  • Répondre aux demandes de renseignements reçues par téléphone et par courrier électronique
  • Gérer les requêtes des visiteurs, surveiller l’accès et coordonner le stationnement
  • Fournir un soutien continu aux services administratifs
  • Recevoir, trier et distribuer le courrier et traiter les livraisons
  • Accueillir et prévenir des rendez-vous
  • Maintenir les procédures de réception, y compris les informations de contact, les directions et les informations fréquemment demandées
  • Faire appliquer les protocoles d’accueil, santé, sécurité…
  • Gérer le présentoir et la réserve de livres à la vente
  • Gestion de visites, célébrations ou activités vers la Chapelle, vers la crypte, vers la bibliothèque, le parloir, la salle Jean-Paul II, autres salles…

Fonctions de secrétaire de l’IFTM

  • Effectuer la gestion de la base de données de l’Institut
  • Effectuer la gestion des inscriptions, paiements, présences en cours, dossiers informatiques de nouveaux étudiants et de participants en cours
  • Numériser des dossiers
  • Apporter son aide au bureau du registrariat, au soutien technique et opérationnel des professeurs, conférenciers, intervenants, etc.
  • Diffuser les publicités et effectuer la promotion d’activités de formation, d’évangélisation, académiques, culturelles, liturgiques ; d’autres évènements significatifs…
  • Aider aux services et activités de promotion de la bibliothèque, de la Chapelle, des autres espaces disponibles au 2065 (Parloir, Salle Jean-Paul II, autres salles)
  • Aider aux services de reprographie ; services ponctuels et occasionnels à la bibliothèque

QUALITÉS PERSONNELLES

  • Personne organisée, loyale et autonome
  • Esprit d’initiative, polyvalence et facilité à communiquer
  • Entregent et courtoisie

EXIGENCES

  • DEP ou AEC en secrétariat ou administration ou toutes formations pertinentes
  • Connaissance des logiciels MS Office , Teams et Zoom
  • Excellente maîtrise du français (écrit et parlé)
  • Maîtrise de l’anglais et de l’espagnol

Statut de l’emploi :                        Permanent

Horaire de travail:                          Poste à temps plein 40 h / semaine, du lundi au vendredi. Être disponible à l’occasion les fins de semaine et/ou à effectuer du temps supplémentaire.

Rémunération:                                À discuter selon la formation et l’expérience